Excel Kalender erstellen: Monatsblatt mit Formeln bauen

Einen Kalender von Hand zu tippen ist Fleißarbeit, die im nächsten Monat von vorn beginnt. Wenn du einen Excel Kalender erstellen willst, der länger als vier Wochen hält, lässt du die Tage rechnen. Du gibst nur Jahr und Monat ein, und das Raster stellt sich selbst richtig: mit dem Ersten unter dem passenden Wochentag, mit Kalenderwochen, ausgegrauten Nachbarmonaten und markierten Feiertagen. Diese Anleitung baut zuerst das Monatsblatt, hängt dann eine Terminliste an und zeigt am Ende die Variante als Jahresliste für die Urlaubsplanung. Alle Formeln stehen in deutscher Schreibweise und funktionieren ab Excel 2013, eine Abkürzung für Microsoft 365 ist extra gekennzeichnet.

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Wie rechnet Excel mit einem Datum?

Für Excel ist jedes Datum eine fortlaufende Zahl. Der 1. Januar 1900 ist die 1, der 1. November 2026 ist die 46327. Was du als Datum siehst, ist nur das Zahlenformat. Deshalb kannst du mit Tagen rechnen wie mit jeder Zahl: Datum plus 1 ist morgen, Datum plus 7 derselbe Wochentag in der Folgewoche.

Das erklärt auch den häufigsten Schreck beim Kalenderbau: Steht in einer Zelle plötzlich 46327, ist nichts kaputt. Die Zelle hat nur das Format Standard. Mit Strg + 1 und der Kategorie Datum ist sie wieder lesbar.

Schritt 1: Jahr, Monat und Monatserster

Lege ein Blatt mit dem Namen Kalender an. Die Steuerung sitzt oben links in drei Zellen.

DATUM setzt aus drei Zahlen ein echtes Datum zusammen. Die Funktion ist gutmütig: Gibst du als Monat 13 ein, liefert sie den Januar des Folgejahres. TEXT wandelt das Datum in Schrift um. Vier M ergeben den ausgeschriebenen Monatsnamen, vier J das Jahr.

Schritt 2: Das Raster mit 6 Wochen

Das Raster belegt B6 bis H17. Jede Woche bekommt zwei Zeilen: oben die Tageszahl, darunter Platz für einen Termin. Das ergibt sechs Wochen mal zwei Zeilen.

1. Der Montag der ersten Woche. In B6 steht =$B$3-WOCHENTAG($B$3;2)+1. WOCHENTAG mit der 2 als zweitem Argument zählt Montag als 1 und Sonntag als 7. Die Formel geht vom Monatsersten so viele Tage zurück, dass sie auf einem Montag landet.
2. Die restliche erste Woche. In C6 steht =B6+1. Ziehe C6 bis H6 nach rechts.
3. Die zweite Woche. In B8 steht =B6+7. Ziehe B8 bis H8 nach rechts.
4. Wochen drei bis sechs. Markiere B8 bis H9, kopiere mit Strg + C und füge in B10, B12, B14 und B16 ein. Die Bezüge wandern mit.
5. Nur die Tageszahl zeigen. Markiere die Datumszeilen, drücke Strg + 1, wähle Benutzerdefiniert und trage als Typ T ein. Aus 01.11.2026 wird 1.
6. Kalenderwoche. In A6 steht =ISOKALENDERWOCHE(B6). Kopiere die Zelle nach A8, A10, A12, A14 und A16.

Rechne das Beispiel nach: Der 1. November 2026 ist ein Sonntag, WOCHENTAG liefert 7. Die Formel rechnet 1. November minus 7 plus 1, also sechs Tage zurück. In B6 steht der 26. Oktober, ein Montag. Der Erste landet in H6 unter So. In A6 steht die Kalenderwoche 44.

Warum sechs Wochen und nicht fünf? Genau wegen solcher Monate. Der November 2026 beginnt an einem Sonntag und hat 30 Tage. Er berührt damit sechs Kalenderwochen, und der 30. steht allein in der letzten Zeile. Mit nur fünf Zeilen würde er fehlen.

Abkürzung für Microsoft 365 und Excel 2021

In neueren Versionen füllt eine einzige Formel ein einzeiliges Raster ohne Terminzeilen: =SEQUENZ(6;7;B3-WOCHENTAG(B3;2)+1). Sie erzeugt 6 Zeilen und 7 Spalten und zählt ab dem Startmontag hoch. Für den Aufbau mit Terminzeilen bleibst du bei den Einzelformeln aus der Liste.

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Schritt 3: Nachbarmonate, Wochenende und heute einfärben

Das Raster zeigt jetzt auch Tage aus Oktober und Dezember. Die sollen zurücktreten. Markiere B6 bis H17 und lege über Start, Bedingte Formatierung, Neue Regel drei Regeln mit Formel an.

Die Prüfung mit ISTZAHL hat einen Grund: In den Terminzeilen steht Text. MONAT und WOCHENTAG würden dort einen Fehler liefern. Mit ISTZAHL gilt jede Regel nur für die Zeilen mit Datum. Achte darauf, dass in der Formel die linke obere Zelle der Markierung steht, hier B6, und zwar ohne Dollarzeichen. Excel überträgt den Bezug dann auf jede andere Zelle des Bereichs. Mehr Beispiele dazu findest du im Beitrag bedingte Formatierung in Excel.

Schritt 4: Termine und Feiertage anhängen

Lege ein zweites Blatt Termine an. A1 heißt Datum, B1 heißt Bezeichnung. Darunter stehen Feiertage, Geburtstage und alles, was im Kalender erscheinen soll. Im Kalender holt die Terminzeile den Text ab. In B7 steht:

=WENNFEHLER(SVERWEIS(B6;Termine!$A$2:$B$60;2;FALSCH);"")

Ziehe B7 bis H7 nach rechts und kopiere die Zeile in die Zeilen 9, 11, 13, 15 und 17. Der SVERWEIS sucht das Datum darüber in der Terminliste und liefert die Bezeichnung. Gibt es keinen Eintrag, fängt WENNFEHLER den Fehler ab und die Zelle bleibt leer. Wie die Suche genau arbeitet, steht in der Anleitung zum SVERWEIS.

Eine Grenze hat dieser Weg: Der SVERWEIS findet pro Tag nur den ersten Eintrag. Für einen Familienkalender reicht das meist. Fallen zwei Termine auf einen Tag, schreibe sie in der Terminliste in eine Zeile, getrennt durch ein Komma.

Feiertage, die jedes Jahr von allein stimmen

Feste Feiertage hängst du an das Jahr aus dem Kalenderblatt. Bewegliche Feiertage hängen am Ostersonntag. Den trägst du einmal pro Jahr von Hand ein, alle anderen rechnen sich daraus. Im Beispiel steht der Ostersonntag in A6 der Terminliste.

2027 fällt der Ostersonntag auf den 28. März. Trägst du dieses Datum ein, rücken Karfreitag bis Fronleichnam automatisch nach. Regionale Feiertage wie Reformationstag oder Allerheiligen ergänzt du nach demselben Muster mit DATUM. Welche bei dir gelten, hängt vom Bundesland ab.

Geburtstage, die jedes Jahr wiederkommen

Ein Geburtstag ist ein Datum mit Geburtsjahr. Im Kalender soll er aber im aktuellen Jahr erscheinen. Trage das echte Geburtsdatum in Spalte C der Terminliste ein, zum Beispiel 14.03.1988 in C20. In A20 steht dann =DATUM(Kalender!$B$1;MONAT(C20);TAG(C20)). Die Formel nimmt Tag und Monat aus dem Geburtsdatum und das Jahr aus dem Kalender.

Wer mag, lässt das Alter gleich mit ausgeben. In B20 steht ="Geburtstag Anna ("&DATEDIF(C20;A20;"Y")&")". DATEDIF rechnet die vollen Jahre zwischen zwei Daten aus. Im Jahr 2026 steht im Kalender dann Geburtstag Anna (38). Die Funktion taucht in der Formelhilfe von Excel nicht auf, funktioniert aber. Tippe sie einfach vollständig ein.

Monat per Auswahlliste wechseln

Statt die Monatszahl zu tippen, kannst du B2 zur Auswahlliste machen: Daten, Datenüberprüfung, Liste, Quelle 1;2;3;4;5;6;7;8;9;10;11;12. Ein Klick auf den Pfeil, und der Kalender springt um. Wie du daraus eine Liste mit Monatsnamen machst, erklärt der Beitrag Dropdown in Excel erstellen.

Maße für den Ausdruck auf A4

Ein Monatsblatt soll auf eine Seite im Querformat passen und trotzdem Platz zum Schreiben lassen. Mit diesen Werten klappt es ohne Probieren.

Spaltenbreite und Zeilenhöhe stellst du per Rechtsklick auf den Spalten- oder Zeilenkopf ein. Sieben Tagesspalten zu 3,5 cm plus KW-Spalte ergeben rund 25,5 cm. Ein A4-Blatt im Querformat ist 29,7 cm breit, das passt also mit Rand. Sechs Wochen zu rund 2,75 cm brauchen 16,5 cm Höhe bei 21 cm Blatthöhe.

Stelle unter Seitenlayout die Ausrichtung auf Querformat und setze Breite und Höhe auf je 1 Seite. Blende vor dem Druck die Gitternetzlinien aus und gib dem Raster über Strg + 1, Reiter Rahmen, dünne Linien. Schalte in den Terminzeilen den Zeilenumbruch ein, damit längere Einträge nicht in den Nachbartag laufen.

Variante: Jahresliste für die Urlaubsplanung

Für die Frage, wer wann frei hat, ist ein Raster unpraktisch. Besser ist eine Liste mit einer Zeile pro Tag. Lege ein Blatt Jahr an.

1. In A2 steht =DATUM(Kalender!$B$1;1;1), in A3 steht =A2+1. Ziehe A3 bis A366 herunter, in einem Schaltjahr bis A367.
2. In B2 steht =TEXT(A2;"TTTT") für den ausgeschriebenen Wochentag.
3. In C2 steht =ISOKALENDERWOCHE(A2).
4. In D2 holst du den Feiertag: =WENNFEHLER(SVERWEIS(A2;Termine!$A$2:$B$60;2;FALSCH);"").
5. Ab Spalte E bekommt jede Person eine Spalte. Ein U steht für Urlaub.
6. Fixiere mit Ansicht, Fenster fixieren die erste Zeile und schalte mit Strg + Umschalt + L den Filter ein.

Die Urlaubstage einer Person zählst du mit =ZÄHLENWENN(E2:E367;"U"). Mit dem Filter auf Spalte B blendest du Samstag und Sonntag aus und siehst nur Arbeitstage. Brückentage findest du so in Sekunden: Filtere Spalte D auf nicht leer und schau, welcher Feiertag auf Dienstag oder Donnerstag fällt. 2026 ist das zum Beispiel Christi Himmelfahrt am Donnerstag, 14. Mai. Mit einem Urlaubstag am Freitag werden daraus vier freie Tage.

4 typische Fehler beim Kalenderbau

1. Rauten statt Datum. Die Spalte ist zu schmal oder das Ergebnis ist negativ. Ziehe die Spalte breiter. Bleiben die Rauten, liefert eine Formel eine Zahl unter null.
2. Der Erste steht unter dem falschen Wochentag. Fast immer fehlt die 2 in WOCHENTAG. Ohne sie zählt Excel den Sonntag als 1, und das ganze Raster verschiebt sich um einen Tag.
3. Falsche Kalenderwoche am Jahresanfang. Die Funktion KALENDERWOCHE ohne zweites Argument rechnet nach amerikanischer Zählung. Nimm ISOKALENDERWOCHE oder =KALENDERWOCHE(B6;21). Nur diese beiden liefern die in Deutschland übliche Woche.
4. Datum als Text in der Terminliste. Steht ein Datum linksbündig, ist es Text, und der SVERWEIS findet es nie. Tippe es neu ein, mit Punkten und vierstelligem Jahr.

Hilfsmittel für den Kalenderbau

Der Kalender braucht nur Excel und einen Drucker. Diese Dinge helfen, wenn du öfter an solchen Blättern arbeitest.

Microsoft 365 Excel Alles-in-einem-Band für Dummies

Datumsfunktionen und Zahlenformate sind ein eigenes Kapitel wert. Ein Sammelband erklärt sie im Zusammenhang. Ein Sammelband für Excel in Microsoft 365, der viele Themen in einem Buch bündelt.

Der Haken: Der Band richtet sich an Microsoft 365. Mit einer älteren Kaufversion sehen einzelne Menüs anders aus oder Funktionen fehlen.

ASUS VY249HGR, 24 Zoll Full HD IPS Monitor

Das Raster und die Terminliste liegen auf zwei Blättern. Auf einem zweiten Bildschirm siehst du beide in zwei Fenstern. Ein 24-Zoll-Monitor mit IPS-Panel, 1920 x 1080 Pixeln, HDMI und VESA-Aufnahme 100 x 100 laut Hersteller.

Der Haken: Full HD auf 24 Zoll zeigt nicht mehr Spalten als ein Full-HD-Notebook, nur größer. Für mehr Fläche brauchst du eine höhere Auflösung.

Logitech MK540 Advanced: Tastatur und Maus kabellos

Für das Eintragen vieler Termine mit Datum ist ein Ziffernblock an der Tastatur angenehm. Ein Set in voller Größe mit Sondertasten und deutschem Layout, laut Hersteller mit 3 Jahren Batterielaufzeit.

Der Haken: Das Set arbeitet über einen USB-Empfänger. Ohne freien USB-A-Anschluss brauchst du einen Adapter.

Was passt dazu?

Sollen im Kalender Schichten statt Termine stehen, ist der Dienstplan in Excel der passendere Aufbau. Die Datumsfunktionen aus diesem Beitrag findest du mit weiteren Beispielen in der Übersicht der Excel Formeln. Und wer das Raster oft umbaut, spart mit den Tastenkombinationen für Excel viele Klicks.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und redaktionell geprüft.

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