Excel Dienstplan erstellen: Schichten und Stunden rechnen

Ein Dienstplan auf Papier funktioniert, bis jemand tauscht. Dann wird radiert, und am Monatsende weiß niemand mehr, wer wie viele Stunden hatte. Wenn du einen Excel Dienstplan erstellen willst, der Stunden selbst zusammenzählt, trägst du in den Plan keine Uhrzeiten ein, sondern nur Kürzel wie F, S und N. Was ein Kürzel bedeutet, steht einmal auf einem eigenen Blatt. Daraus rechnet Excel die Stunden je Person, prüft die Besetzung je Tag und färbt Wochenenden ein. Diese Anleitung baut den Plan für ein Team von sechs Personen im Dreischichtbetrieb. Für einen Laden mit nur einer Schicht lässt du einfach Kürzel weg.

Die Preise stammen aus den Produktkarten in diesem Beitrag und koennen sich inzwischen geaendert haben. Die Links sind Werbelinks.

Wie ist ein Dienstplan in Excel aufgebaut?

Der Plan steht quer: Personen untereinander, Tage nebeneinander. Das passt auf eine Seite im Querformat und entspricht dem, was die meisten vom Aushang kennen. Die Schichtzeiten liegen getrennt davon auf einem zweiten Blatt.

Schritt 1: Die Schichtliste anlegen

Lege ein Blatt mit dem Namen Schichten an. In Zeile 1 stehen die Überschriften, darunter die Kürzel. Beginn und Ende gibst du als Uhrzeit ein, also 06:00 mit Doppelpunkt. Die Pause steht in Minuten.

In E2 steht die Formel =REST(C2-B2;1)*24-D2/60. Ziehe sie bis E5 herunter. Bei U, K und X tippst du die Stunden als feste Zahl ein, weil es dort keine Uhrzeiten gibt.

Warum REST? Excel speichert Uhrzeiten als Bruchteil eines Tages. 06:00 ist 0,25, 22:00 ist rund 0,917. Bei der Nachtschicht ergibt Ende minus Beginn eine negative Zahl, nämlich minus 0,667. Excel zeigt dann nur Rauten. REST(...;1) schiebt das Ergebnis zurück in den Bereich von 0 bis 1 und macht daraus 0,333, also 8 Stunden. Mal 24 wird aus dem Tagesbruch eine Stundenzahl, und die Pause geht in Stunden umgerechnet ab: 30 geteilt durch 60 gleich 0,5.

Schritt 2: Das Monatsblatt bauen

1. Startdatum setzen. Lege ein Blatt Plan an. In A1 steht Monat, in B1 der Monatserste, etwa 01.11.2026.
2. Tage erzeugen. In C3 steht =B1, in D3 steht =C3+1. Ziehe D3 bis AG3 nach rechts. Formatiere die Zeile über Strg + 1, Benutzerdefiniert, mit dem Typ TT, dann steht dort nur die Tageszahl.
3. Wochentage ergänzen. In C2 steht =TEXT(C3;"TTT"). Nach rechts gezogen ergibt das Mo, Di, Mi und so weiter.
4. Namen und Wochenstunden eintragen. A4 bis A9 die Namen, B4 bis B9 die Wochenstunden laut Vertrag, zum Beispiel 38,5 oder 20.
5. Spalten schmal ziehen. Markiere die Spalten C bis AG, Rechtsklick, Spaltenbreite, Wert 3,5. So passen 31 Tage auf eine Bildschirmbreite.
6. Kürzel als Auswahlliste. Markiere C4 bis AG9, öffne Daten, Datenüberprüfung, wähle Liste und als Quelle =Schichten!$A$2:$A$8. Jetzt lässt jede Zelle nur gültige Kürzel zu.
7. Fenster fixieren. Klicke in C4 und wähle Ansicht, Fenster fixieren. Namen und Kopfzeilen bleiben beim Scrollen stehen.

Hat der Monat nur 30 Tage, zeigt die letzte Spalte den Ersten des Folgemonats. Das ist gewollt, denn so bleibt die Zeile immer ein echtes Datum, und keine Formel stolpert über leere Zellen. Die überzähligen Tage graust du gleich per Regel aus.

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Schritt 3: Stunden je Person rechnen

Jetzt kommt die Formel, die den Plan vom Papier unterscheidet. In AH4 steht:

=SUMMENPRODUKT(SUMMEWENN(Schichten!$A$2:$A$8;C4:AG4;Schichten!$E$2:$E$8))

Sie geht jede der 31 Zellen durch, sucht das Kürzel in der Schichtliste und holt die Stunden dazu. SUMMENPRODUKT addiert die 31 Einzelwerte. Leere Zellen zählen null. Ziehe die Formel bis AH9 herunter.

Das Soll steht in AI4: =B4/5*NETTOARBEITSTAGE($B$1;MONATSENDE($B$1;0);Schichten!$H$2:$H$20). NETTOARBEITSTAGE zählt die Tage von Montag bis Freitag im Monat und zieht die Feiertage aus der Liste ab. Geteilt durch 5 und mal Wochenstunden ergibt das die Monatsstunden. Die Differenz in AJ4 ist =AH4-AI4.

Rechenbeispiel für November 2026

Der November 2026 hat 21 Tage von Montag bis Freitag. Für ein Bundesland ohne Feiertag in diesem Monat gilt: Eine Vollzeitkraft mit 38,5 Wochenstunden hat ein Soll von 38,5 geteilt durch 5 mal 21, also 161,7 Stunden. Eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden kommt auf 84 Stunden. Wer im Plan 22 Frühschichten zu je 7,5 Stunden stehen hat, landet bei 165 Stunden und damit 3,3 Stunden im Plus.

Reichen die Leute überhaupt? Die Kapazitätsrechnung

Bevor du Kürzel verteilst, lohnt eine Überschlagsrechnung. Drei Schichten am Tag, jede mit einer Person besetzt, an 30 Tagen: Das sind 90 Schichten mal 7,5 Stunden, also 675 Stunden Bedarf. Vier Vollzeitkräfte und zwei Teilzeitkräfte bringen 4 mal 161,7 plus 2 mal 84, zusammen 814,8 Stunden.

Das klingt nach reichlich Luft. Zieh aber Urlaub und Krankheit ab. Fehlt eine Vollzeitkraft zwei Wochen, sind rund 77 Stunden weg. Bei doppelter Besetzung der Frühschicht steigt der Bedarf auf 900 Stunden, und der Plan geht mit diesem Team nicht mehr auf. Diese Rechnung dauert zwei Minuten und erspart dir einen Plan, der schon am Ersten nicht funktioniert.

Schritt 4: Besetzung je Tag prüfen

Unter dem Plan zählst du, wie viele Personen pro Schicht eingeteilt sind. Schreibe in A11 Früh, in A12 Spät und in A13 Nacht. Dann:

1. In C11: =ZÄHLENWENN(C$4:C$9;"F")
2. In C12: =ZÄHLENWENN(C$4:C$9;"S")
3. In C13: =ZÄHLENWENN(C$4:C$9;"N")
4. Alle drei Zellen markieren und bis Spalte AG nach rechts ziehen.

Das Dollarzeichen vor der Zeilennummer hält den Bereich auf den sechs Personen fest, während die Spalte mitwandert. Steht irgendwo eine 0, ist die Schicht unbesetzt.

Damit du die Null nicht suchen musst, färbst du sie ein: C11 bis AG13 markieren, Start, Bedingte Formatierung, Regeln zum Hervorheben von Zellen, Kleiner als, Wert 1, rote Füllung. Mehr zu solchen Regeln steht im Beitrag bedingte Formatierung in Excel.

Schritt 5: Wochenenden und Folgemonat einfärben

Beide Regeln laufen über eine Formel. Markiere C2 bis AG9, öffne Start, Bedingte Formatierung, Neue Regel, Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.

1. Wochenende. Formel =WOCHENTAG(C$3;2)>5, als Format eine helle graue Füllung. Die 2 als zweites Argument lässt die Woche am Montag beginnen, Samstag ist dann 6 und Sonntag 7.
2. Tage des Folgemonats. Formel =MONAT(C$3)<>MONAT($B$1), als Format graue Schrift auf grauem Grund. Diese Spalten bleiben leer.
3. Feiertage. Formel =ZÄHLENWENN(Schichten!$H$2:$H$20;C$3)>0, als Format eine zweite helle Farbe.

Der häufigste Fehler dabei: Das Dollarzeichen fehlt vor der 3. Dann prüft Excel in Zeile 5 nicht mehr das Datum, sondern die Zelle eine Zeile tiefer, und die Färbung verrutscht treppenförmig.

Ruhezeiten: verbotene Schichtfolgen sichtbar machen

Nach dem Arbeitszeitgesetz müssen zwischen zwei Arbeitstagen in der Regel mindestens 11 Stunden Ruhe liegen. Auf Spät bis 22:00 Uhr darf also keine Frühschicht um 06:00 Uhr folgen, das wären nur 8 Stunden. Auf Nacht bis 06:00 Uhr folgt am selben Tag ohnehin keine Frühschicht.

Excel kann solche Folgen markieren. Markiere C4 bis AF9 und lege eine neue Regel mit der Formel =UND(ODER(C4="S";C4="N");D4="F") an, Format kräftiges Rot. Die Regel schaut in jeder Zelle auf den Nachbarn rechts. Steht dort ein F nach S oder N, leuchtet die Zelle.

Auch die Pausen in der Schichtliste haben eine gesetzliche Untergrenze: 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden. Für einzelne Branchen und Tarifverträge gelten Abweichungen. Der Plan hilft beim Aufpassen, er ersetzt keine rechtliche Prüfung.

Wer hatte wie viele Wochenenden?

Die Frage kommt in jedem Team. In AK4 zählst du die Wochenenddienste einer Person:

=SUMMENPRODUKT((WOCHENTAG($C$3:$AG$3;2)>5)*(C4:AG4<>"")*(C4:AG4<>"X")*(C4:AG4<>"U")*(C4:AG4<>"K"))

Jede Klammer liefert für jeden Tag eine 1 oder eine 0. Multipliziert bleibt nur dort eine 1 stehen, wo Samstag oder Sonntag ist und ein echter Dienst eingetragen wurde. Nachtschichten zählst du genauso: =ZÄHLENWENN(C4:AG4;"N"). Stehen diese Zahlen offen im Plan, erledigen sich viele Diskussionen von selbst.

Stunden als Dezimalzahl oder als Uhrzeit?

In diesem Plan sind Stunden Dezimalzahlen: 7,5 heißt sieben Stunden und dreißig Minuten. Das rechnet sich leichter und passt zur Lohnabrechnung. Willst du lieber 7:30 lesen, teile den Wert durch 24 und formatiere die Zelle mit dem Typ [h]:mm. Die eckigen Klammern sind wichtig. Ohne sie beginnt Excel bei 24 Stunden wieder bei null, und aus 165 Stunden werden scheinbar 21.

Die 7,7 ist der klassische Stolperstein: 38,5 Wochenstunden geteilt durch 5 Tage ergibt 7,7 Stunden. Das sind 7 Stunden und 42 Minuten, nicht 7 Stunden und 70 Minuten und auch nicht 7:07.

Den Plan für den nächsten Monat kopieren

Rechtsklick auf den Reiter Plan, Verschieben oder kopieren, Haken bei Kopie erstellen. Benenne die Kopie um, ändere B1 auf den neuen Monatsersten und lösche die Kürzel in C4 bis AG9 mit der Taste Entf. Tage, Wochentage, Färbung und Soll-Stunden passen sich allein an. Nimm zum Leeren wirklich Entf und nicht Zeilen löschen, sonst verschwinden auch Auswahlliste und Regeln.

Vor dem Aushang lohnt der Blattschutz. Markiere C4 bis AG9, öffne mit Strg + 1 den Reiter Schutz und entferne den Haken bei Gesperrt. Dann Überprüfen, Blatt schützen. Jetzt lassen sich nur noch die Kürzel ändern, die Formeln bleiben heil.

Drucken auf eine Seite

Öffne Seitenlayout, stelle die Ausrichtung auf Querformat und setze bei An Format anpassen die Breite auf 1 Seite. Markiere vorher A1 bis AK13 und lege den Bereich über Druckbereich festlegen fest, damit Hilfszellen nicht mit aufs Papier kommen. Bei sechs Personen bleibt die Schrift auf A4 gut lesbar. Ab etwa 20 Personen wird es eng, dann druckst du auf A3 oder teilst nach Teams.

Hilfsmittel für die Dienstplanung

Der Plan ist breit. 31 schmale Spalten plus Auswertung brauchen Platz und eine Maus, mit der du kleine Zellen triffst. Mehr als diese Dinge braucht es nicht.

PHILIPS 24E2N1100LB, 24 Zoll Full HD Monitor

Auf einem externen Monitor siehst du den ganzen Monat, ohne seitlich zu scrollen. Ein günstiger 24-Zoll-Monitor mit 1920 x 1080 Pixeln, HDMI 1.4 und D-Sub laut Hersteller.

Der Haken: Laut Titel gibt es nur HDMI 1.4 und D-Sub. Für ein Notebook, das Bild nur über USB-C ausgibt, brauchst du einen Adapter.

Logitech M185 Kabellose Maus

Zellen von 3,5 Zeichen Breite triffst du mit einer Maus sicherer als mit dem Touchpad. Eine einfache Funkmaus mit Nano-Empfänger, laut Hersteller für Links- und Rechtshänder und mit 12 Monaten Batterielaufzeit.

Der Haken: Sie hat keine Zusatztasten und kein seitliches Scrollen. Bei sehr breiten Blättern scrollst du weiter mit der Leiste.

Excel: Formeln und Funktionen (Ausgabe 2, zu Excel 2024)

SUMMENPRODUKT und NETTOARBEITSTAGE gehören zu den Funktionen, die man gern noch einmal mit Beispielen nachliest. Der Titel verspricht verständliche Anleitungen und Beispiele für schnelle Lösungen, aktuell zu Excel 2024, älteren Versionen und Microsoft 365.

Der Haken: Es ist ein reines Formelbuch. Diagramme, Druck und Layout kommen darin kaum vor.

cimetech Mini-Ziffernblock 2,4 GHz, 18 Tasten

Nützlich, wenn du Wochenstunden und feste Tageswerte für viele Personen nachträgst. Ein kabelloser Ziffernblock mit 18 Tasten und USB-Empfänger, laut Anbieter ohne Treiber nutzbar.

Der Haken: Der Funkempfänger belegt ebenfalls einen USB-Anschluss, und 18 Tasten heißt: keine Extratasten für Klammern oder Tabulator.

Was passt dazu?

Die Kürzel-Auswahl ist eine klassische Auswahlliste. Varianten davon zeigt der Beitrag Dropdown in Excel erstellen. Wenn du statt eines Schichtplans einen Jahresüberblick mit Urlaub brauchst, hilft Kalender in Excel erstellen weiter. Und alle Funktionen aus diesem Plan stehen mit Kurzbeispiel in der Übersicht der Excel Formeln.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und redaktionell geprüft.

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