Excel Tabelle erstellen: von der Liste zur echten Tabelle

Fast jedes Blatt in Excel sieht aus wie eine Tabelle: Zeilen, Spalten, Linien. Für Excel selbst ist das aber nur ein Haufen Zellen, bis du ihm sagst, wo die Daten anfangen und aufhören. Wer eine Excel Tabelle erstellen will, die diesen Namen verdient, braucht dafür einen einzigen Befehl. Danach wächst der Bereich mit jeder neuen Zeile, Formeln füllen sich selbst aus, und Auswertungen greifen auf Spaltennamen zu statt auf Zellbezüge. In dieser Anleitung baust du aus einer Bestellliste mit acht Zeilen eine saubere Tabelle. Du lernst die Regeln für Daten, die sich später auswerten lassen, und die Stellen, an denen Tabellen an ihre Grenzen kommen.

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Was ist der Unterschied zwischen Liste und Tabelle?

Im Sprachgebrauch heißt alles Tabelle. Excel unterscheidet drei Dinge: das Arbeitsblatt, den Zellbereich und die formatierte Tabelle. Um die dritte geht es hier. Sie hieß früher Liste und im Englischen Table.

6 Regeln für Daten, die sich auswerten lassen

Der Befehl selbst ist ein Tastendruck. Die eigentliche Arbeit liegt davor. Eine Tabelle ist nur so gut wie die Liste, aus der sie entsteht.

1. Eine Kopfzeile, nicht zwei. Jede Spalte bekommt genau eine Überschrift in genau einer Zelle. Überschriften über zwei Zeilen oder über verbundene Zellen versteht Excel nicht.
2. Keine Leerzeilen, keine Leerspalten. Excel erkennt den Bereich an seinen Rändern. Eine leere Zeile ist für das Programm das Ende der Daten.
3. Ein Datensatz pro Zeile. Eine Bestellung, ein Kunde, eine Buchung. Nicht drei Artikel in einer Zelle, getrennt durch Kommas.
4. Ein Datentyp pro Spalte. In der Spalte Menge stehen nur Zahlen. Schreibst du 10 Stück hinein, ist das Text, und keine Summe rechnet damit. Die Einheit gehört in die Überschrift.
5. Keine Zwischensummen in den Daten. Summen stehen in der Ergebniszeile oder auf einem anderen Blatt. Eine Summenzeile mitten in der Liste wird beim nächsten Sortieren zu einem Datensatz.
6. Keine verbundenen Zellen. Sie verhindern Sortieren und Filtern. Wer Text über mehrere Spalten mittig setzen will, nimmt im Dialog Zellen formatieren unter Ausrichtung die Einstellung Über Auswahl zentrieren.

Schritt für Schritt: von der Liste zur Tabelle

Die Ausgangsliste steht in A1 bis E9. Zeile 1 enthält die Überschriften Datum, Kunde, Artikel, Menge und Einzelpreis.

1. In die Daten klicken. Eine beliebige Zelle zwischen A1 und E9 genügt. Du musst nichts markieren.
2. Tabelle anlegen. Drücke Strg + T. Alternativ: Einfügen, Tabelle. Excel schlägt den Bereich $A$1:$E$9 vor und umrandet ihn mit einer laufenden Linie.
3. Kopfzeile bestätigen. Der Haken bei Tabelle hat Überschriften muss gesetzt sein. Fehlt er, legt Excel eine Zeile mit Spalte1, Spalte2 darüber, und deine Überschriften werden zur ersten Datenzeile.
4. Namen vergeben. Im neuen Reiter Tabellenentwurf steht links oben das Feld Tabellenname mit dem Eintrag Tabelle1. Überschreibe ihn mit Bestellungen und drücke Enter. Namen dürfen keine Leerzeichen enthalten und nicht mit einer Ziffer beginnen.
5. Berechnete Spalte anlegen. Schreibe in F1 das Wort Gesamt. Die Tabelle dehnt sich sofort um eine Spalte aus. Tippe in F2 ein Gleichheitszeichen, klicke auf D2, tippe ein Sternchen, klicke auf E2 und drücke Enter. In der Zelle steht =[@Menge]*[@Einzelpreis], und Excel füllt die ganze Spalte bis F9.
6. Ergebniszeile einschalten. Drücke Strg + Umschalt + T oder setze im Reiter Tabellenentwurf den Haken bei Ergebniszeile. Unter der letzten Spalte erscheint die Summe 269,00 €.

Der Name aus Schritt 4 wirkt wie eine Kleinigkeit und wird deshalb gern ausgelassen. In einer Mappe mit Tabelle1 bis Tabelle7 weiß nach vier Wochen niemand mehr, welche wozu gehört. Mit Namen wie Bestellungen, Kunden und Preise liest sich jede Formel später wie ein Satz.

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Wie lese ich die Formeln mit eckigen Klammern?

Die Schreibweise heißt strukturierter Verweis. Sie ersetzt Zelladressen durch Spaltennamen. Das Klammeraffenzeichen steht für: diese Zeile.

Du musst das nicht tippen. Sobald du beim Schreiben einer Formel auf eine Zelle oder Spalte der Tabelle klickst, setzt Excel die richtige Schreibweise ein. Außerhalb der Tabelle tippst du den Tabellennamen an, und Excel schlägt ihn nach den ersten Buchstaben vor. Eine öffnende eckige Klammer zeigt dann alle Spalten zur Auswahl.

Der Gewinn zeigt sich bei Auswertungen. =SUMMEWENNS(Bestellungen[Gesamt];Bestellungen[Kunde];"Kaya") liefert 113,50 €, nämlich 50,00 plus 24,00 plus 39,50. Kommt morgen eine neunte Bestellung dazu, stimmt die Formel weiter. Mit $F$2:$F$9 müsstest du den Bereich jedes Mal verlängern oder vergisst es.

Die Ergebniszeile: mehr als eine Summe

Klicke in eine Zelle der Ergebniszeile, und rechts erscheint ein Pfeil. Dahinter liegen Summe, Mittelwert, Anzahl, Maximum, Minimum und weitere Funktionen. Jede Spalte kann eine eigene bekommen. Unter Menge etwa die Summe der Stück, unter Kunde die Anzahl der Bestellungen.

Hinter der Summe steckt nicht SUMME, sondern =TEILERGEBNIS(109;[Gesamt]). Diese Funktion rechnet nur die Zeilen, die gerade sichtbar sind. Filterst du die Spalte Kunde auf Meyer, zeigt die Ergebniszeile 90,60 € statt 269,00 €. Eine gewöhnliche Summe darunter würde weiter 269,00 € anzeigen und dich in die Irre führen.

Filtern, sortieren und der Datenschnitt

Die Pfeile in der Kopfzeile öffnen Filter und Sortierung. Bei Datumsspalten gruppiert Excel nach Jahr und Monat, bei Zahlen gibt es Zahlenfilter wie Größer als oder Top 10. Den Filter einer Spalte löschst du über denselben Pfeil. Alle Filter auf einmal löscht Daten, Löschen.

Bequemer als die Pfeile ist der Datenschnitt. Wähle im Reiter Tabellenentwurf den Befehl Datenschnitt einfügen und hake Kunde an. Es erscheint ein Kasten mit drei Schaltflächen: Kaya, Meyer, Schulz. Ein Klick filtert, mit gedrückter Taste Strg wählst du mehrere. Für Listen, die andere bedienen sollen, ist das die verständlichste Form des Filters. Datenschnitte für Tabellen gibt es ab Excel 2013.

Dubletten entfernst du über Tabellenentwurf, Duplikate entfernen. Excel fragt, welche Spalten übereinstimmen müssen. Vorsicht: Der Befehl löscht sofort und ohne Liste der Treffer. Lege vorher eine Kopie des Blatts an.

Zeilen und Spalten hinzufügen

Es gibt vier Wege, und alle erhalten Formeln und Formate.

Fügst du Daten aus einer anderen Quelle unter der Tabelle ein, dehnt sie sich ebenfalls aus. Passiert das nicht, ist die automatische Erweiterung abgeschaltet. Du findest sie unter Datei, Optionen, Dokumentprüfung, AutoKorrektur-Optionen, Reiter AutoFormat während der Eingabe. Dort muss der Haken bei Neue Zeilen und Spalten in Tabelle einschließen sitzen.

Aussehen: Formatvorlagen und Spaltenbreite

Im Reiter Tabellenentwurf liegen rund 60 fertige Formatvorlagen in den Gruppen Hell, Mittel und Dunkel. Für Listen, die gedruckt werden, sind die hellen Vorlagen die bessere Wahl. Sie sparen Toner und bleiben lesbar. Der Haken Gebänderte Zeilen färbt jede zweite Zeile leicht ein. Bei mehr als 20 Zeilen hilft das dem Auge, in der Zeile zu bleiben.

Passende Spaltenbreiten bekommst du mit zwei Handgriffen: Markiere die ganze Tabelle mit Strg + A und doppelklicke auf eine Trennlinie zwischen zwei Spaltenbuchstaben. Jede Spalte wird so breit wie ihr längster Eintrag. Zahlen stehen rechtsbündig, Text linksbündig. Lass das so. Wer Zahlen zentriert, kann Größenordnungen nicht mehr auf einen Blick vergleichen.

Der nächste Schritt: auswerten

Eine saubere Tabelle ist die Voraussetzung für alles, was danach kommt. Drei Wege liegen nahe:

1. Formeln auf einem zweiten Blatt. Mit SUMMEWENNS und ZÄHLENWENNS baust du eine feste Übersicht, etwa Umsatz je Kunde. Die Funktionen stehen in der Übersicht der Excel Formeln.
2. Pivot-Tabelle. Klicke in die Tabelle, wähle Einfügen, PivotTable und ziehe Kunde in die Zeilen und Gesamt in die Werte. In zehn Sekunden steht die Auswertung: Kaya 113,50 €, Meyer 90,60 €, Schulz 64,90 €.
3. Nachschlagen aus anderen Tabellen. Liegen die Preise in einer eigenen Tabelle, holt der SVERWEIS sie zu jedem Artikel.

Tabelle wieder in einen normalen Bereich umwandeln

Manchmal stört die Tabelle, etwa wenn du Zellen verbinden willst. Klicke hinein und wähle im Reiter Tabellenentwurf den Befehl In Bereich konvertieren. Die Farben bleiben, die Funktionen verschwinden. Strukturierte Verweise in Formeln wandelt Excel dabei in normale Zellbezüge um. Die Daten selbst bleiben unverändert.

Was mit Tabellen nicht geht

1. Verbundene Zellen. Innerhalb einer Tabelle ist der Befehl gesperrt.
2. Wachsen auf geschützten Blättern. Ist das Blatt geschützt, nimmt die Tabelle keine neuen Zeilen an. Für Eingabeblätter, die andere ausfüllen, musst du den Schutz weglassen oder genug leere Zeilen vorsehen.
3. Mehrere Blätter gleichzeitig bearbeiten. Sind mehrere Blätter gruppiert, lassen sich Tabellen nicht ändern.
4. Überschriften mit Formeln. Kopfzellen sind immer Text. Eine Formel in der Überschrift wird beim Anlegen durch ihr Ergebnis ersetzt.
5. Gleiche Überschriften. Zwei Spalten mit dem Namen Betrag gibt es nicht. Excel hängt an die zweite eine 2 an.

Drucken: Kopfzeile auf jeder Seite

Läuft die Tabelle über mehrere Seiten, fehlen ab Seite 2 die Überschriften. Öffne Seitenlayout, Drucktitel und klicke im Feld Wiederholungszeilen oben auf die Zeile 1. Dort steht dann $1:$1. Stelle außerdem die Breite unter An Format anpassen auf 1 Seite, damit keine einzelne Spalte auf ein Extrablatt rutscht. Bei mehr als acht Spalten ist das Querformat fast immer die bessere Wahl.

Wie viele Zeilen passen auf eine Seite? Bei Standardhöhe und normalen Rändern sind es auf A4 im Hochformat knapp 50. Eine Liste mit 400 Zeilen ergibt also rund 8 Seiten. Excel selbst verträgt 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten je Blatt.

Hilfsmittel für die Arbeit mit Tabellen

Die Tabelle kostet nichts extra. Diese Dinge helfen, wenn deine Listen größer werden oder du tiefer einsteigen willst.

Excel Pivot-Tabellen für Dummies

Eine saubere Tabelle ist die halbe Pivot-Auswertung. Die andere Hälfte erklärt dieses Buch. Ein Buch nur über Pivot-Tabellen, also über den nächsten Schritt nach einer sauberen Datentabelle.

Der Haken: Das Buch behandelt nur Pivot-Tabellen. Grundlagen wie Formeln oder Formatierung musst du schon mitbringen.

Excel 2024: Das große Excel-Handbuch (Vierfarben)

Zum Nachschlagen von Tabellenfunktionen, Datenschnitt und Druckeinstellungen. Das Buch deckt laut Verlag Einstieg, Praxis und Profi-Tipps ab und ist auch für Microsoft 365 geeignet.

Der Haken: Ein Handbuch für alle Bereiche ist dick. Wer nur ein einzelnes Thema nachschlagen will, blättert länger als in einer Kurzübersicht.

Logitech M185 Kabellose Maus

Filterpfeile, Datenschnitte und der Ziehpunkt in der Tabellenecke sind kleine Ziele. Mit einer Maus triffst du sie leichter als mit dem Touchpad. Eine einfache Funkmaus mit Nano-Empfänger, laut Hersteller für Links- und Rechtshänder und mit 12 Monaten Batterielaufzeit.

Der Haken: Sie hat keine Zusatztasten und kein seitliches Scrollen. Bei sehr breiten Blättern scrollst du weiter mit der Leiste.

PHILIPS 24E2N1100LB, 24 Zoll Full HD Monitor

Lange Listen brauchen Zeilen. Auf einem externen Monitor siehst du deutlich mehr davon als auf einem kleinen Notebook. Ein günstiger 24-Zoll-Monitor mit 1920 x 1080 Pixeln, HDMI 1.4 und D-Sub laut Hersteller.

Der Haken: Laut Titel gibt es nur HDMI 1.4 und D-Sub. Für ein Notebook, das Bild nur über USB-C ausgibt, brauchst du einen Adapter.

Was passt dazu?

Soll eine Spalte nur bestimmte Werte zulassen, ergänze die Tabelle um eine Auswahlliste, siehe Dropdown in Excel erstellen. Farbige Hinweise auf auffällige Werte liefert die bedingte Formatierung. Ein fertiges Beispiel für eine Tabelle mit Auswertung ist das Haushaltsbuch in Excel.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und redaktionell geprüft.

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