Excel Budget Planer: Monatsbudget mit Soll und Ist bauen

Ein Haushaltsbuch sagt dir, wo dein Geld geblieben ist. Ein Budget sagt dem Geld vorher, wo es hin soll. Das ist der ganze Unterschied, und er entscheidet darüber, ob am Monatsende etwas übrig bleibt. Ein Excel Budget Planer muss dafür nicht groß sein: ein Blatt, zwölf Zeilen, eine Handvoll Formeln. In dieser Anleitung baust du ihn mit Beispielzahlen für ein Nettoeinkommen von 2.600 €, verteilst Jahresposten auf Monatsraten, prüfst die Aufteilung gegen die 50-30-20-Regel und lässt Excel ausrechnen, wie viel du pro Tag noch ausgeben kannst. Am Ende steht eine Ampel, die rechtzeitig warnt und nicht erst, wenn das Geld weg ist.

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Was unterscheidet einen Budget Planer vom Haushaltsbuch?

Das Haushaltsbuch ist eine Liste von Buchungen mit Datum. Der Planer ist eine Liste von Obergrenzen. Beides ergänzt sich: Die Ist-Zahlen im Planer kommen entweder von Hand aus dem Kontoauszug oder per Formel aus dem Buch. Falls du noch keins führst, findest du den Aufbau im Beitrag Haushaltsbuch in Excel erstellen.

Ohne Zahlen aus der Vergangenheit ist ein Budget geraten. Nimm für den Start die Kontoauszüge der letzten drei Monate und bilde je Kategorie den Durchschnitt. Das dauert eine Stunde und ist die wichtigste Stunde im ganzen Vorhaben.

Schritt 1: Das Blatt aufbauen

Lege ein Blatt mit dem Namen Budget an. Oben stehen zwei Steuerzellen, ab Zeile 3 die Tabelle.

1. Einkommen. In A1 steht Nettoeinkommen, in B1 der Betrag, im Beispiel 2600.
2. Monat. In A2 steht Monat, in B2 der Monat als Text, zum Beispiel 2026-11. Formatiere B2 vorher über Strg + 1 als Text, sonst macht Excel daraus ein Datum.
3. Überschriften. In A3 bis F3: Kategorie, Gruppe, Soll, Ist, Rest, Genutzt.
4. Kategorien eintragen. In A4 bis A15 die zwölf Posten aus der Tabelle unten, in B4 bis B15 die Gruppe: Fix, Variabel oder Sparen.
5. Soll eintragen. In C4 bis C15 deine Obergrenzen.
6. Rest rechnen. In E4 steht =C4-D4. Ziehe die Formel bis E15.
7. Anteil rechnen. In F4 steht =WENN(C4=0;0;D4/C4), als Prozent formatiert. Auch diese Formel ziehst du bis F15. Das WENN verhindert die Fehlermeldung bei einer Division durch null, falls ein Posten kein Budget hat.
8. Summenzeile. In C16 steht =SUMME(C4:C15), in D16 =SUMME(D4:D15), in E16 =C16-D16.
9. Unverplant. In A18 steht Unverplant, in B18 =B1-C16.

So sieht das Blatt mit den Beispielzahlen aus. Die Spalte Ist zeigt den Stand am 12. November.

Die Summe der Soll-Spalte ist 2.600 € und damit gleich dem Einkommen. In B18 steht 0. Das ist das Ziel: Jeder Euro ist verplant, auch der, der gespart wird. Steht dort eine positive Zahl, hast du Geld ohne Aufgabe, und das verschwindet erfahrungsgemäß in Kleinkram. Steht dort eine negative Zahl, planst du mehr auszugeben, als reinkommt.

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Schritt 2: Die Aufteilung prüfen mit der 50-30-20-Regel

Die Faustregel teilt das Nettoeinkommen in drei Töpfe: 50 Prozent für feste Kosten, 30 Prozent für variable Wünsche, 20 Prozent fürs Sparen. Bei 2.600 € wären das 1.300 €, 780 € und 520 €. Excel rechnet deine tatsächliche Aufteilung neben der Tabelle aus.

1. Schreibe in H4, H5 und H6 die Wörter Fix, Variabel und Sparen.
2. In I4 steht =SUMMEWENN($B$4:$B$15;H4;$C$4:$C$15). Ziehe die Formel bis I6.
3. In J4 steht =I4/$B$1, als Prozent formatiert. Auch bis J6 ziehen.
4. In K4, K5 und K6 stehen die Zielwerte 50 %, 30 % und 20 %.

SUMMEWENN addiert alle Soll-Beträge, deren Gruppe mit dem Wort in Spalte H übereinstimmt. Die Dollarzeichen halten die Bereiche beim Herunterziehen fest.

Nimm die Regel als Orientierung, nicht als Gesetz. In Städten mit hohen Mieten liegt der feste Block schnell bei 60 Prozent. Dann ist die ehrliche Frage nicht, wie du auf 50 kommst, sondern welcher der beiden anderen Töpfe schrumpft. Mein Rat: Kürze zuerst bei Variabel und halte die Sparrate, solange es irgend geht.

Praktisch ist auch die Umkehrung. Wie hoch darf die Warmmiete sein, wenn der feste Block bei 50 Prozent bleiben soll? Die übrigen Fixkosten im Beispiel betragen 288 €. 1.300 minus 288 ergibt 1.012 €. Als Formel: =B1*50%-(I4-C4).

Schritt 3: Jahresposten in Monatsraten umrechnen

Das Budget kippt selten an der Miete. Es kippt an Rechnungen, die einmal im Jahr kommen und nie eingeplant waren. Lege dafür unter der Tabelle oder auf einem zweiten Blatt eine kleine Liste an: Posten, Betrag, Abstand in Monaten, Monatsrate. Die Rate ist Betrag geteilt durch Abstand, in D22 also =B22/C22.

Die 104 € sind die Zeile Rücklage Jahresposten im Budget. Verknüpfe sie direkt: In C14 steht dann statt der Zahl ein Bezug auf die Summenzelle der Liste. Ändert sich ein Beitrag, passt sich das Budget selbst an. Im Jahr kommen so 1.248 € zusammen, die sonst in fünf einzelnen Monaten gefehlt hätten.

Lege die Rücklage auf ein eigenes Tagesgeldkonto oder einen Unterkontotopf. Auf dem Girokonto sieht sie aus wie freies Geld und wird auch so behandelt.

Schritt 4: Ist-Zahlen eintragen oder holen

Es gibt zwei Wege. Der einfache: Du trägst einmal pro Woche die Summen je Kategorie von Hand in Spalte D ein. Der bequeme: Du führst ein Haushaltsbuch mit einer Tabelle namens Buchungen und lässt den Planer die Summen holen. In D4 steht dann:

=SUMMEWENNS(Buchungen[Betrag];Buchungen[Kategorie];A4;Buchungen[Monat];$B$2)

Die Formel addiert alle Beträge der Kategorie aus A4 im Monat aus B2. Voraussetzung ist, dass die Kategorien im Planer buchstabengleich so heißen wie im Buch. Schon ein Leerzeichen am Ende reicht, und die Summe bleibt bei null.

Schritt 5: Wie viel darfst du heute noch ausgeben?

Der Rest in Spalte E ist eine Monatszahl. Greifbarer wird er als Tagesbudget. Schreibe in G3 die Überschrift Pro Tag und in G9, also in der Zeile Lebensmittel:

=E9/(MONATSENDE(HEUTE();0)-HEUTE()+1)

MONATSENDE liefert den letzten Tag des laufenden Monats. Minus heute plus 1 ergibt die verbleibenden Tage einschließlich des heutigen. Am 12. November sind das 30 minus 12 plus 1, also 19 Tage. Bei 228 € Rest für Lebensmittel bleiben 12 € pro Tag. Formatiere die Zelle als Währung, sonst zeigt Excel gelegentlich ein Datum an.

Für die festen Posten ergibt die Rechnung keinen Sinn, dort bleibt Spalte G leer.

Schritt 6: Eine Ampel, die früh genug warnt

Eine Warnung bei 100 Prozent kommt zu spät. Sinnvoller ist der Vergleich mit dem Kalender: Ist am 12. von 30 Tagen schon mehr als 40 Prozent des Budgets weg, läufst du zu schnell. Den Anteil des verstrichenen Monats rechnest du in B19 aus: =TAG(HEUTE())/TAG(MONATSENDE(HEUTE();0)). Am 12. November ergibt das 12 geteilt durch 30, also 40 Prozent.

Markiere jetzt F9 bis F12, die variablen Posten, und lege über Start, Bedingte Formatierung, Neue Regel zwei Regeln mit Formel an:

1. Rot. Formel =F9>1, rote Füllung. Das Budget ist überschritten.
2. Gelb. Formel =F9>$B$19+10%, gelbe Füllung. Du liegst mehr als 10 Prozentpunkte über dem Kalender.

Im Beispiel sind Lebensmittel mit 40 Prozent genau im Plan. Freizeit steht bei 61 Prozent und damit 21 Punkte über dem Kalender: Die Zelle wird gelb. Das ist die Stelle, an der du für den Rest des Monats bremst. Die Reihenfolge der Regeln zählt, Rot muss oben stehen. Details dazu im Beitrag bedingte Formatierung in Excel.

Wie groß soll der Notgroschen sein?

Üblich ist die Empfehlung, drei Monatsausgaben als Reserve zu halten. Die Monatsausgaben sind Fix plus Variabel, im Beispiel 1.268 plus 730, also 1.998 €. Mal drei ergibt 5.994 €. Wie lange du dafür sparst, rechnet =AUFRUNDEN(5994/200;0) aus: 30 Monate bei 200 € Rate.

Das ist lang. Wer schneller sein will, schichtet für ein Jahr vom Sparplan um. Mit 400 € im Monat sind es 15 Monate. Erst wenn die Reserve steht, lohnt es sich, den Sparplan wieder hochzufahren. Diese Reihenfolge ist langweilig, verhindert aber, dass die erste Autoreparatur den Dispo öffnet.

Gemeinsames Budget: Kosten nach Einkommen teilen

Paare streiten selten über die Summe, sondern über die Aufteilung. Halbe-halbe ist einfach, aber bei ungleichen Einkommen nicht unbedingt gerecht. Die Alternative ist eine Teilung nach Einkommensanteil.

Beispiel: Person A verdient 2.600 € netto, Person B 1.800 €. Die gemeinsamen Kosten betragen 2.000 €. Der Anteil von A ist 2.600 geteilt durch 4.400, also 59,1 Prozent. A zahlt 1.181,82 €, B zahlt 818,18 €. Stehen die Einkommen in B1 und B2 und die gemeinsamen Kosten in B3, lautet die Formel für A in B4 =B1/(B1+B2)*B3 und für B in B5 =B3-B4. Beiden bleiben danach rund 55 Prozent ihres Einkommens zur eigenen Verfügung.

Ein Blatt pro Monat anlegen

Ist der Planer fertig, kopierst du das Blatt per Rechtsklick auf den Reiter, Verschieben oder kopieren, Kopie erstellen. Benenne die Kopie nach dem neuen Monat, ändere B2 und lösche die Ist-Spalte, falls du von Hand einträgst. Die Soll-Werte bleiben stehen und werden nur dort angepasst, wo der Monat anders ist: mehr Heizkosten im Winter, mehr Freizeit im Urlaubsmonat.

Nach drei Monaten lohnt der Abgleich. Liegt eine Kategorie jedes Mal 20 Prozent über dem Soll, ist nicht deine Disziplin das Problem, sondern die Zahl. Hebe sie an und kürze dafür bewusst an anderer Stelle. Ein Budget, das nie eingehalten wird, gibt man auf.

5 Fehler, die ein Budget scheitern lassen

1. Soll-Summe über dem Einkommen. Passiert, wenn jede Kategorie für sich großzügig geschätzt wird. Die Zelle Unverplant zeigt es sofort. Sie darf nie negativ sein.
2. Jahresposten vergessen. Der häufigste Grund für einen roten Monat. Die Liste aus Schritt 3 löst das.
3. Zu knappe variable Posten. Wer Lebensmittel für zwei Personen mit 200 € ansetzt, obwohl die Auszüge 380 € zeigen, plant einen Vorsatz und kein Budget.
4. Kein Posten für Sonstiges. Ungeplante Ausgaben kommen jeden Monat. 3 bis 5 Prozent des Einkommens als Puffer sind realistisch.
5. Prozent falsch eingegeben. In einer als Prozent formatierten Zelle tippst du 20 und bekommst 20 Prozent. In einer Standardzelle bedeutet 20 den Faktor zwanzig. Schreibe in Formeln im Zweifel 20% aus, dann ist es eindeutig.

Hilfsmittel für die Budgetplanung

Für den Planer selbst brauchst du nichts zu kaufen. Die folgenden Dinge sind Arbeitserleichterungen für alle, die regelmäßig Zahlen tippen oder Formeln nachschlagen.

LogiLink Kabelloses Keypad, Ziffernblock mit 18 Tasten

Soll- und Ist-Beträge für zwölf Zeilen sind mit einem Ziffernblock in einer Minute getippt. Ein kabelloser Ziffernblock mit 18 Tasten für Notebooks ohne eigenen Nummernblock.

Der Haken: Kabellos heißt Batterien oder Akku im Blick behalten. Fällt die Verbindung aus, tippst du Zahlen wieder über die obere Reihe.

Microsoft 365 Excel Formeln und Funktionen für Dummies

SUMMEWENN, SUMMEWENNS und MONATSENDE werden hier für Einsteiger erklärt. Ein Einsteigerbuch nur zu Formeln und Funktionen in Excel für Microsoft 365.

Der Haken: Der lockere Ton der Reihe ist Geschmackssache, und wer Excel 2016 oder 2019 nutzt, findet nicht jede beschriebene Funktion.

Vierfarben Excel 2021: Das große Excel-Handbuch

Wenn aus dem Planer später Diagramme oder eine Jahresauswertung werden sollen, hilft ein Gesamtwerk. Laut Verlag ein Kompendium von Einstieg bis Profi-Tipps, auch für Microsoft 365 geeignet.

Der Haken: Die Ausgabe ist auf Excel 2021 zugeschnitten. Neuere Funktionen aus Excel 2024 fehlen darin naturgemäß.

Was passt dazu?

Die Ist-Zahlen kommen am saubersten aus einem Haushaltsbuch in Excel. Wenn die Gruppe in Spalte B per Klick gewählt werden soll, zeigt Dropdown in Excel erstellen den Weg. Alle Funktionen aus diesem Beitrag stehen mit Kurzbeispiel in der Übersicht der Excel Formeln.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und redaktionell geprüft.

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